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Quels sont les différents types d’achats ?

Dans une entreprise, trois catégories d’achats sont souvent distinguées, en fonction de leur importance stratégique dans le fonctionnement de l’entreprise, et des coûts qu’ils génèrent. Ainsi, il existe des achats de classe A, B, ou C, ces derniers étant considérés comme des achats indirects ou non essentiels au processus de production.

Chaque classe d’achats possède ses propres particularités, et leur optimisation constitue un enjeu primordial dans la stratégie des entreprises.

Achats de classes A, B et C, différences et caractéristiques

Dans le processus des achats, la classe A regroupe les acquisitions considérées comme stratégiques pour l’entreprise, c’est-à-dire celles qui concernent d’une manière directe les opérations de production. Ces achats sont généralement contrôlés, et les coûts qui leur sont associés sont optimisés par des procédures bien définies, établies par la direction des achats.

Les achats de catégorie A font souvent référence aux matières premières nécessaires à la fabrication des produits dans les entreprises industrielles.

Les achats de classe B sont généralement en rapport avec les acquisitions les plus récurrentes en entreprise, comme par exemple le matériel informatique, les voyages de missions ou le parc automobile. Même si ces achats ne revêtent pas un caractère stratégique et qu’elles ne concernent pas directement le processus de production, ils n’en demeurent pas moins essentiels pour le bon fonctionnement de la société.

Le plus souvent, ces achats sont maîtrisés par la direction des achats, au même titre que ceux de la catégorie A.

Enfin, les achats de classe C concernent les biens non récurrents, qui ne sont ni nécessaires à la production, ni stratégiques pour l’activité de l’entreprise, comme par exemple les équipements de protection des salariés, les fournitures de bureau, les produits d’hygiène ou le mobilier.

Les achats de catégorie C, parfois qualifiés de sauvages, concernent l’ensemble des services de l’entreprise, et sont généralement contractés d’une manière ponctuelle, sans être vraiment prévus par la direction des achats. Ces achats réalisés dans l’urgence représentent souvent de faibles dépenses et sont considérés comme des coûts indirects, tout en augmentant le volume global des achats.

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Pour gagner en compétitivité et en rentabilité, les entreprises doivent se concentrer sur la réduction des coûts indirects, qui ne sont généralement pas concernés par l’optimisation des achats. En effet, les achats de classes A et B sont bien contrôlés par le service des achats, selon un processus d’optimisation bien défini.

Les achats indirects, ces coûts cachés qui ne sont pas contrôlés

La majorité des dépenses indirectes sont concentrées dans les achats de classe C, qui représentent une grande partie des commandes et des fournisseurs de l’entreprise. D’importants coûts cachés sont générés par les achats de classe C, même si leurs montants restent toujours faibles par rapport aux achats stratégiques.

Les coûts indirects concernent très souvent des achats réalisés en dehors des circuits conventionnels et des processus d’achats mis en place par la direction concernée. Ils peuvent être générés par des salariés individuels, ou par des départements divers, échappant ainsi aux vérifications d’usage réalisées par la direction des achats.

Cette dispersion des achats a des conséquences certaines sur l’efficacité de l’entreprise, sa compétitivité et les dépenses qu’elle engage, à cause de la multiplication du nombre de commandes et donc des risques d’erreurs et de retours.

L’optimisation des achats de classe C, qui sont à l’origine de la plus grande part des coûts indirects, se présente donc comme un enjeu de taille pour toute entreprise qui s’inscrit dans une politique d’optimisation de son processus d’achat.

Sans être au cœur de l’activité de l’entreprise, les coûts indirects regroupent de nombreux achats hors production, liés à l’acquisition de produits ou de services utiles pour le bon fonctionnement du travail, mais sans être au cœur de l’activité principale.

Ces dépenses peuvent concerner la téléphonie, les déplacements des salariés, les voyages, les véhicules, l’entretien, les activités culturelles ou la restauration. La gestion de ces coûts indirects n’est généralement pas structurée, car la direction des achats n’a pas une vision globale sur ces achats non centralisés, non prévus et réalisés d’une manière ponctuelle ou dispersée.

Pourtant, les entreprises ont tout intérêt à optimiser ces achats de classe C, qui représentent une partie non négligeable de leur budget de fonctionnement global. Une bonne gestion de ce type de dépenses non stratégiques permet de réaliser des économies conséquentes.

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Rationaliser les achats indirects, un enjeu stratégique pour les entreprises

Les achats indirects, parfois appelés achats sauvages, concernent certaines dépenses ponctuelles qui permettent de faire face à des imprévus du quotidien, ou d’améliorer le confort des travailleurs. Il est par exemple possible d’imaginer des situations comme une machine qui tombe en panne et qui nécessite l’achat d’un outil spécifique pour la réparer, ou alors l’organisation d’un séminaire qui obligerait les équipes à louer des chaises.

Il s’agit généralement d’achats réalisés dans l’urgence, pour des produits qui ne sont pas forcément catégorisés dans la stratégie d’achats de l’entreprise. Dans ces cas, la direction des achats a souvent du mal à contrôler les coûts induits par ces acquisitions, et à garder une maîtrise sur ces dépenses éparpillées dans les différents services. Ces achats déstructurés engendrent des coûts cachés assez élevés, et leur optimisation est une opportunité pour la direction des achats, permettant d’économiser à la fois du temps et de l’argent.

Les achats sauvages doivent être rationalisés, même s’ils sont réalisés dans l’urgence, s’ils ne font pas appel aux fournisseurs traditionnels de l’entreprise, et s’ils ne suivent pas le circuit conventionnel. Il s’agit généralement d’achats effectués en dehors des catalogues officiels des produits, auprès de commerces indépendants sans aucun rapport avec les produits de référence de la direction des achats.

Même s’ils peuvent paraître anodins, les achats de classe C accumulés représentent peu à peu un gouffre financier. Quand ils sont réalisés d’une manière indépendante par un salarié individuel, ce dernier prend du temps sur son travail, et demande ensuite un remboursement de sa note de frais de déplacement, ce qui augmente considérablement le coût des produits a priori anodins.

Pour éviter ces dépenses cachées, les entreprises mettent en place des processus de rationalisation des achats sauvages, en procurant aux départements des offres négociées auprès de fournisseurs de référence.

Comment optimiser les coûts indirects ?

Les achats indirects s’organisent de plus en plus sous forme d’un métier avec des missions bien structurées et définies. Les tâches d’un acheteur consistent à :

  • Gérer les catégories de produits,
  • Gérer les fournisseurs,
  • Limiter les achats sauvages éparpillés dans les différents départements.
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Il existe aujourd’hui une véritable fonction d’acheteur indirect, qui exige un certain nombre de compétences et dont les leviers d’action consistent à détecter les gisements économiques qui se cachent derrière ces achats non stratégiques.

Les achats indirects connaissent un regain d’intérêt de la part des entreprises, après avoir été négligés et sous-estimés par rapport aux achats directs qui concernent le processus de production. Cette prise de conscience se traduit souvent par la mise en place d’une fonction d’acheteur indirect qui a pour principale mission de maîtriser les dépenses et de réduire les coûts indirects liés aux achats de classe C. A terme, une gestion judicieuse de ces coûts permet à l’entreprise d’augmenter son chiffre d’affaires, et d’avoir des dépenses cohérentes avec son contexte économique.

C’est dans ce cadre que la plupart des grandes entreprises se dotent aujourd’hui d’une direction spécifique pour les achats indirects, pour adapter l’organisation des achats aux besoins imprévisibles ou urgents.

Un acheteur indirect possède plusieurs missions et doit avoir plusieurs casquettes pour jouer les rôles qui lui incombent. Ses principales tâches consistent à :

  • Réduire les dépenses, à travers l’éradication des achats sauvages, l’optimisation du coût d’acquisition total, ainsi qu’un déploiement adéquat des contrats,
  • Veiller à mettre en place une solution digitale innovante pour améliorer la visibilité sur les dépenses globales, répondre aux besoins en termes d’achats et atténuer l’importance de la charge de gestion,
  • Impliquer toutes les parties prenantes, en se positionnant comme un véritable partenaire,
  • Développer la relation avec les fournisseurs, en instaurant une vision sur le long terme,
  • Garantir la satisfaction des clients,
  • Contribuer à la responsabilité sociétale des entreprises, en encourageant l’achat de produits fabriqués localement, et en adoptant une stratégie d’achat basée sur les objectifs,
  • S’adapter aux contraintes juridiques en vigueur, à travers la gestion des risques liés aux fournisseurs lors des transactions effectuées.

Le métier d’acheteur indirect ne cesse de se développer, il se caractérise par une capacité de collaboration et d’interaction avec tous les acteurs impliqués dans le processus d’achat. Il s’agit d’un véritable partenaire d’affaires, et de nombreuses entreprises n’hésitent pas à faire appel à un cabinet de conseil spécialisé en achat pour optimiser les achats de classe C.

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